Auch wenn der Blogtitel SharePoint 2010 lautet sollten ein paar Einträge zum guten „alten“ Microsoft SharePoint Sever 2007 nicht fehlen. Darum möchte ich zur Abwechslung einen Beitrag zum Thema „Document-Shortcuts im SharePoint 2007“ bereitstellen.

Einer unserer Kunden ist an uns mit einer Anfrage herangetreten ob es nicht möglich sei eine Verlinkung, also quasi einen Shortcut von einem Dokument in einer Library an einen anderen Ort bzw. eine andere Library zu erstellen. Er möchte nämlich die Dokumente nicht an mehreren Orten pflegen müssen (was ja logisch ist) und stattdessen einige Zentrale Libraries verwenden.

Die beinahe reflexartige Antwort war: “geht Out of the Box nicht”. Das hatte man ja schon etliche Male gelesen oder in Kursen usw. gehört. Wer schon mal versucht hat einen Shortcut in SharePoint hoch zu laden weis dass das nicht geht. Aber warum nicht mal googeln äh.. bingen ;)

Und wirklich! Nach kurzer Zeit bin ich auf einen Artikel gestoßen der eine Verlinkung von Dokumenten im MOSS behandelt.

Hier eine kurze Anleitung wie man so ein Szenario umsetzen kann:

Dazu muss man in der Document Library in welche die Verlinkungen eingefügt werden sollen die Verwendung von Content Types aktivieren (Document Library Settings > Advanced Settings > Allow management of content types).

Anschließend unter den Document Library Settings einen neuen Content Type hinzufügen (Add from existing site content types).

Aus der Gruppe “Document Content Types” den Typ “Link to a Document” auswählen und mit OK bestätigen.

Nun taucht der Typ unter den Content Types der Document Library auf und kann mit New > Link to Document verwendet werden.

Hier dann einfach den Dokumentennamen (Verknüpfungsnamen) und den Link zu Dokument eintragen. Leider muss man den sich den Link zu Zieldokument vorher kopieren, ein Durchsuchen des SharePoint ist nicht möglich :-( .

Nach dem Speichern wird Weiterleitungsseite (.aspx) in der Document Library angelegt die auf das Zieldokument verweist. (Leicht am Shortcut Symbol zu erkennen)

Klickt man nun auf die Verlinkung so wird man automatisch zum Dokument weitergeleitet. Es ist eine recht simple Methode wie man ein solches Szenario lösen kann. Wichtig ist dabei zu erwähnen dass es sich um keine “intelligente” Verbindung handelt. Wir z.B. das Zieldokument gelöscht so bleibt ein toter Link über, bzw. wählt man beim Link aus dem Kontext Menü “Send To > Download a Copy” aus so wird nicht das Zieldokument sondern die Weiterleitungsseite heruntergeladen.