Zahlreiche Neuigkeiten gitbt es rund um das Thema Enterprise Content Management (ECM). Die Ankündigung des Remote Blob Storage (RBS) einerseits und die zahlreichen neuen Funktionalitäten andererseits erweitern das Enterprise Content Management Spektrum der neuen SharePoint 2010 Plattform.
Enterprise Metadata Management
Die so genannten Dokument-Typen (=ContentTypes) in SharePoint 2007 hatten einen erheblichen Nachteil, sie konnten “out of the box” nicht über die Grenzen von Websitesammlungen (SiteCollections) verwendet werden. Man war somit immer auf eine SiteCollection beschränkt oder kaufte sich 3rd party Software um das Problem zu lösen.
Mit den SharePoint 2010 Managed Metadata Services, einer der vielen neuen Service Applications, lassen sich nun “out of the box” auch ContentTypes über die Grenzen von SiteCollections verwenden. Es ist somit in SharePoint 2010 möglich, alle ContentTypes zentral zu managen und auf viele SiteCollections zu verteilen, was wir also unter dem Begriff Enterprise Metadata Management verstehen.
Große Datenmengen einfach “auslagern” und intelligentes “Throttling”
Um große Datenbanken zu vermeiden, legte man für größere Dokumentablagen in eine eigene SiteCollection mit einer entsprechend zugeordenten Inhaltsdatenbank (ContentDB) an. Das Problem: Dokumentablagen benötigten entsprechenden Speicherplatz und die dazugehörigen Datenbank wurde groß. Weiters konnte man nur mit 3rd party Lösungen die Dokumente auf ein Filesystem / Storage entsprechend auslagern (SharePoint 2007 speichert die Dokumente ja in der Datenbank).
Mit SharePoint 2010 werden nun die Remote Blob Storage (RBS) Funktionalitäten vorgestellt. Diese Technologie ermöglicht es, dass Dokumente die in der Datenbank bisher als so genannte BLOBs (=Binary Large Objects) gespeichert wurden, zu 100% auszualgern, z.B. auf ein Filesystem oder auf Wunsch über die Remote Blob storage Provider der Storage Hersteller eben auf ein Storagesystem (wie z.B. NetApp, usw.).
Auch bei den so genannten “Large Libraries” ist SharePoint 2010 intelligent geworden, so meldet sich SharePoint 2010 bei einer “Large Library” mit einer Meldung, dass man mit den neuen Filter und virtuellen Bäumen die Dokumente noch weiter filtern muss, da zu viele Ergebisse vorliegen, anstatt das alle Dokumente angefordert werden. Es erscheint eben eine “gelbe” Meldung bei der “Large Library” und es werden eben nicht alle Dokumente angezeigt.
Die Server Performance kann so eben auch nicht in Mitleidenschaft gezogen werden :)
Somit: Kein Problem, “stopfen” Sie doch Ihre z.B. 3TB Dokumentenablage einfach in den SharePoint 2010 und lagern diese über RBS auf ein Storage aus. Keine Angst, Ihre Inhaltsdatenbank (=ContentDB) wird somit nicht mehr sehr groß werden.
Das neue Dokumentcenter Cockpit
Das neue SharePoint 2010 Dokumentcenter meldet sich mit einem Cockpit für den Besucher, mit dessen Hilfe er Dokumente uploaden kann. Weiters werden die vom Benutzer kürzlich geänderte Dokumente angezeigt, z.B. auch jene Dokumente die von Benutzern am besten bewertet wurden, uvm.
Hier ein Beispiel eines Dokumentcenters:
Hier der Bereich, der einem die “Modified by Me” Dokumente listet:
Hier ein Beispiel für die “Highest Rated” Dokumente (beste Bewertung von Benutzern):
Eindeutige Dokument-ID und “Document Sets”
Mit SharePoint 2010 gibts auch zahlreiche neue Websitesammlungs-Features (SiteCollection Features). Im Bereich ECM sind folgende sehr hilfreich:
- Document ID Services
- Document Sets
Wenn diese Features aktiviert wurden …
… können eben diese Funktionalitäten in Zusammenhang mit Dokumenbibliotheken verwendet werden. Über das SharePoint 2010 “Document ID Service” ist gewährleistet, dass jedes Dokument immer eine eindeutige ID erhält, mit der dieses dann im System eindeutig indendifiziert werden kann. Ich denke eine sehr wichtige Funktionalität, die viele Benutzer mehr als schätzen werden. Microsoft bietet auch dazu einen eigenen WebPart an, den SharePoint 2010 “Document ID Lookup” WebPart, mit dessen Hilfe man ein Dokument mit dessen SharePoint 2010 Dokument-ID somit direkt ausfindig machen kann, ohne wissen zu müssen, wo dieses konkret abgelegt ist.
So könnte man die SharePoint 2010 Document-ID z.B. auf allen Dokument Vorlagen z.B. in der Kopfzeile oder der Fußzeile als eindeutige Indentifikationsnnummer einarbeiten. Über den SharePoint kann ein Benutzer dann eben das Dokument direkt aufrufen.
Der neue SharePoint 2010 Document Sets Inhalts-Typ (wird wie oben beschrieben über das “Document Set” Feature der Websitesammlung aktiviert) und ermöglicht eine Art virtuelle Klammer zu realisieren. Ein SharePoint 2010 Document Set besteht somit aus mehreren Dokumenten, die aber eben wie ein Dokument behandelt werden können.
So können verschieden Aktionen (=Manage Sets) mit dem SharePoint 2010 Document Set durchgeführt werden, wie z.B.
Wie man sieht “wirkt” ein SharePoint 2010 Document Set dann wie quasi eine virtuelle Klammer für mehrere Dokumente und wird wie ein Dokument behandelt (eigene Metadaten, Workflows, Permissions, uvm.).
“Multiple Upload” mit Drag & Drop
Weiters steht dem Benutzer nun auch eine neue Möglichkeit bereit, mehrere Dokumente gleichzeitig mittels Drag & Drop Funktionalität in den SharePoint 2010 zu laden. Dies sieht dann so aus …
… und nun einfach mittels Drag & Drop die Dokumente in das Fenster “Drag Files Here” ziehen …
nun noch auf Ok klicken und upgeloaded wird :)
HINWEIS: Die Upload-Komponente hängt mit dem am Client implementierten Office-Client zusammen. Haben Sie z.B. Office 2010 im Einsatz und arbeiten mit SharePoint 2007, steht Ihnen diese Funktionalität ebenfalls zur Verfügung. Im Gegensatz, wenn Sie mit SharePoint 2010 arbeiten und Office 2007 am Client haben, nicht. Wenn alles auf Office 2010 und SharePoint 2010 ist, gehts so oder so!
Oder man arbeitet eben mit dem SharePoint Workspace 2010, dem neuen SharePoint Client, der unterstützt ja auch das Arbeiten mittels Drag & Drop.
Die neue “Tabular View” Funktion
Für SharePoint 2010 Views gibts nun die neue Inline Editing und “Tabular View” Option, die auf Wunsch durch einen Mausklick einfach aktiviert werden kann …
… und die neuen SharePoint 2010 Funktionalitäten stehen dann auch gleich bereit …
… so können nun mehrere Dokumente einfach markiert werden oder auf Wunsch mit einem Mausklick auch alle Dokumente … und dann z.B. ausgecheckt werden - über den SharePoint 2010 “Ribbon” - nun besonders einfach bedienbar und zugänglich gemacht.
Ihre Benutzer werden sich freuen …
… denn das Arbeiten ist wesentlich einfacher geworden, übersichtlich und schnell passt sich der SharePoint 2010 “Ribbon” immer an und bietet einem alle Funktionen an, die man gerade benötigt.
Inline Editieren und Inline Upload
Was man früher über SharePoint Designer aktivieren konnte ist nun “out of the box” auf Wunsch sofort verfügbar: Inline Editieren von Datensätzen.
Selbstverständlich steht Ihnen auch die uns allen gut bekannte DataView-Sheet Ansicht ebefalls zur Verfügung und wer eben kein Office am Client hat, benutzt dann halt die Inline Editing Funktionen und alle sind zufrieden :)
Und wer auch die Inline Upload Funktion benutzen will, kein Thema, einfach nutzen …
Im nächsten Aritkel werde ich noch folgende Themen behandeln:
- Umgang mit “Large Libraries” – Die neuen Filter und virtuellen Bäume
- Validierung auf Basis von Regelwerk und Rating
- Records Management “everywhere” – Was ist das und wieso everywhere?
- Das neue Web Content Management
- Vorstellung der Digital Asset Library
uvm.
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